כמעט כל בעל עסק או מנהל יכול לשלוף מהזיכרון משימה שהוא עושה כל שבוע בידיים, ויודע שהיא לא צריכה אותו. העתקה של פרטים ממייל לטבלה, תזכורת ללקוח שלא שילם, דוח שבועי שנבנה מאפס בכל פעם מחדש. כל אחת מהן לוקחת כמה דקות, אבל ביחד הן אוכלות ימי עבודה שלמים בחודש. הנה שבעה תהליכים שכדאי להעביר לאוטומציה, מה חוסכים בכל אחד ומאיפה כדאי להתחיל.
1. הפקת חשבוניות וקבלות
בעסקים רבים חשבונית נוצרת רק אחרי שמישהו נזכר לבדוק שהעבודה הסתיימה. כשמחברים את מערכת ניהול הלקוחות או ההזמנות לתוכנת הנהלת החשבונות, החשבונית נוצרת ונשלחת ברגע שהעסקה נסגרת או שהשירות סופק. מעבר לזמן שנחסך, ההכנסות נרשמות בזמן, והתזרים נראה כמו שהוא באמת.
2. תזכורות תשלום
מעקב אחרי חובות הוא אחת המשימות הכי לא נעימות, ולכן היא נדחית. אוטומציה לעסקים יכולה לבדוק כל בוקר אילו חשבוניות עברו את מועד התשלום, לשלוח תזכורת מנוסחת בנימוס, ולשלוח תזכורת נוספת אחרי כמה ימים אם התשלום עדיין לא נכנס. רק המקרים שנתקעים מגיעים לאדם, וגם הם מגיעים עם כל ההיסטוריה מסודרת.
3. קליטת לידים מהאתר
ליד שהשאיר פרטים באתר וחיכה יום לתשובה הוא ליד שכנראה כבר דיבר עם מתחרה. אוטומציה פשוטה מעבירה את הפרטים ישר למערכת ניהול הלקוחות, שולחת ללקוח אישור שהפנייה התקבלה, ומודיעה לאיש המכירות המתאים בוואטסאפ או במייל. בגרסה מתקדמת יותר, הליד מסווג לפי התחום שבחר בטופס ומגיע ישר לאדם הנכון.
4. עדכון לקוחות על סטטוס
“מה קורה עם ההזמנה שלי?” היא כנראה השאלה הנפוצה ביותר בשירות לקוחות. כשההזמנה עוברת שלב במערכת, האוטומציה יכולה לשלוח ללקוח הודעה מתאימה: ההזמנה התקבלה, יצאה למשלוח, הגיעה. הלקוח מרגיש שמישהו מעדכן אותו, והטלפון בשירות מצלצל הרבה פחות.
5. דוחות שבועיים להנהלה
מנהלים רבים מבלים את יום ראשון בבוקר באיסוף נתונים מכמה מערכות לגיליון אחד. אוטומציה יכולה לאסוף את המכירות, הלידים, הגבייה והמלאי, לבנות מהם דוח קבוע ולשלוח אותו במייל או להציג אותו בדשבורד. הזמן שנחסך הוא החלק הקטן. החלק הגדול הוא שהנתונים זהים בכל שבוע, ואפשר להשוות ביניהם בלי לנחש מה השתנה בשיטת החישוב.
6. קליטת עובד חדש
עובד חדש צריך משתמשים במערכות, טפסים לחתימה, ציוד, הדרכות וכמה פגישות היכרות. בלי תהליך מסודר, משהו תמיד נשכח. רצף אוטומטי שמתחיל כשמכניסים את העובד למערכת יכול לפתוח משימות לכל מי שצריך, לשלוח לעובד את המסמכים לחתימה ולתזמן את הפגישות בשבוע הראשון. הוא מגיע לעבודה, והכול כבר מוכן.
7. תיאום פגישות
כמה מיילים צריך כדי לקבוע פגישה אחת? כלי תיאום שמחובר ליומן מאפשר ללקוח לבחור מועד פנוי בעצמו, שולח זימון לשני הצדדים, תזכורת יום לפני וקישור לשיחה. כשמחברים אותו גם למערכת ניהול הלקוחות, כל פגישה נרשמת בכרטיס, ואיש המכירות יודע עם מי הוא נפגש עוד לפני שפתח את היומן.
איך בוחרים מאיפה להתחיל
הכלל הפשוט הוא להתחיל מהתהליך שחוזר הכי הרבה פעמים, ושבו טעות עולה כסף. ברוב העסקים אלה הגבייה וקליטת הלידים. כדאי לרשום לגבי כל תהליך כמה פעמים בשבוע הוא קורה, כמה זמן לוקחת כל פעם ומה קורה כשהוא נשכח. הרשימה הזו מראה מהר איפה החיסכון הכי גדול, והיא גם עוזרת להחליט אילו מערכות צריכות לדבר זו עם זו. מי שמקים עכשיו עסק או בונה אותו מחדש יכול לבדוק גם אילו שירותים כל עסק צריך, ולתכנן את האוטומציות כבר מההתחלה.
עוד שאלה היא באיזה כלי להשתמש. לתהליכים פשוטים יש כלים מוכנים שלא דורשים פיתוח. כשהתהליך עובר בין כמה מערכות, כולל בדיקות ותנאים, או כשרוצים שהאוטומציה תבין טקסט חופשי כמו מייל של לקוח, נכנסים כבר לפתרונות מותאמים, ולפעמים גם לרכיבי בינה מלאכותית.
שאלות נפוצות
צריך מתכנת כדי להקים אוטומציות כאלה?
חלק מהתהליכים ברשימה אפשר להקים בכלים פשוטים, בלי כתיבת קוד. כשהתהליך עובר דרך כמה מערכות, כולל מערכות ישנות או כאלה שאין להן חיבור מוכן, נדרש מישהו עם ניסיון טכני. גם אז, ההשקעה העיקרית היא באפיון: להבין בדיוק איך התהליך עובד היום ומה צריך לקרות בכל מקרה.
מה קורה כשאוטומציה נשברת?
זה קורה, למשל כשמערכת מתעדכנת או כשמגיע מקרה שלא נלקח בחשבון. לכן חשוב שכל אוטומציה תשלח התראה כשהיא נכשלת, ושיהיה אדם שאחראי לבדוק אותה. אוטומציה שנכשלת בשקט מזיקה יותר מתהליך ידני, כי אף אחד לא שם לב שהעבודה לא נעשתה.
כמה תהליכים כדאי לאטמט בבת אחת?
עדיף להתחיל בשניים או שלושה. כך הצוות מתרגל לשינוי, קל יותר לזהות בעיות, ואפשר למדוד את החיסכון של כל תהליך בנפרד לפני שממשיכים לבאים.
מה כדאי לזכור
אוטומציה טובה היא כזו שאף אחד לא שם לב אליה, עד היום שבו היא מפסיקה לעבוד. לכן כל תהליך אוטומטי צריך בעלים בעסק, מישהו שמקבל התראה כשמשהו נתקע ובודק מדי פעם שהכול רץ כמו שצריך. עסקים שרוצים לבנות את המערך הזה נכון מההתחלה נעזרים בדרך כלל בגורם שמתמחה באפיון והטמעה של אוטומציות, כמו ארכיטק טכנולוגיות, שמתחילה מהתהליכים שמחזירים את ההשקעה הכי מהר.
