תתארו לעצמכם את הסיטואציה הבאה: אתם מנהלים עסק לשיווק והפצה, ברשותכם מחסן גדול בו אתם מאחסנים את מלאי המוצרים שאתם מבקשים להציע ללקוחות שונים בכל רחבי הארץ. עליכם לנהל את המחסן ואת המלאי, כך שתדעו מה יש ומה אין, איפה כל דבר ממוקם ועוד. כיצד תבחרו לעשות את זה, בשיטה הישנה של ספרים ומחברות או בשיטה המודרנית, המתקדמת של שימוש בתוכנות מחשב שעוזרות לניהול מלאי? 

מן הסתם, אתם תעדיפו להשתמש באופציה השנייה, אפילו אם מדובר בעסק קטן יחסית. יהיה הרבה יותר נוח, פשוט, יעיל וחסכוני להשתמש בתוכנה שיכולה לעזור לכם לנהל את המלאי שלכם ולאפשר לכם לדעת איפה נמצא כל פריט ופריט. כך אתם לא תצטרכו להתעסק הרבה זמן בחיפושים, כך אתם גם תוכלו לחסוך הרבה מאוד זמן וגם כסף, שכן לא תצטרכו להזמין מוצרים שכבר נמצאים במלאי. 

תוכנה מומלצת לניהול מלאי, מספקת לנו את כל מה שאנחנו צריכים בשביל שנוכל לנהל את המחסן שלנו, בשביל שנוכל לנהל את העסק שלנו כמו שצריך. מן הסתם, עם הזמן התוכנות הופכות להיות הרבה יותר משוכללות, הרבה יותר מתקדמות, ועל כן, הן יכולות לספק לנו הרבה יותר כלים ופונקציות, לא רק לניהול נכון אלא גם לצורך עבודה בפרמטרים הרבה יותר ממוקדים ויעילים. 

לפני שנסביר מה המדד או מה צריכה להכיל תוכנה מומלצת, חשוב לומר, כל עסק צריך לעבוד עם תוכנה כזו, כמובן, שכל עסק יבחר לעשות זאת, בהתאם לגודל ולצרכים שלו. אין טעם שעסק קטן ישתמש בתוכנות ניהול שמתאימות לעסק גדול, ולהיפך. 

מה צריכה להכיל תוכנה לניהול מלאי

הדבר העיקרי שהיא צריכה להכיל, אלה פונקציות, פרמטרים לצורך קטלוג המוצרים בצורה נכונה ויעילה. זה יכול להיות על פי סוג, זה יכול להיות על פי מחירים, גודל או כל דבר אחר. זה תלוי כמובן בסוג המוצרים ובסוג העסק. בסופו של דבר, הקטלוג של המלאי והאופן בו המוצרים מסודרים במחסן, הם הבסיס לכל העבודה והם אלה שיאפשרו לנו לעבוד יעיל ומסודר. 

דבר אחר חשוב שצריך לשים לב אליו הוא, עד כמה התוכנה מאפשרת לנו לרדת לרזולוציות נמוכות, כלומר, לרמת פירוט על כל מוצר ומוצר, לרמה כזו שאנחנו נוכל למצוא כל מוצר, להבין במה מדובר, להסביר ללקוחות שלנו על כל מוצר ועוד. אלה דברים שיכולים להפוך את העבודה מול הלקוחות ומול הספקים, להרבה יותר פשוטה, נוחה ומהירה. 

דבר אחרון, אנחנו צריכים להתייחס גם לשאלה איך התוכנה עובדת, במובן הזה, שעלינו לבחון, האם התוכנה עובדת על מחשב ענן, האם אפשר לעבוד איתה מהבית, האם היא עובדת על מספר מכשירים ביחד ועוד. כמובן ככל שהיא יותר שיתופית, כך העבודה עליה תהיה הרבה יותר נוחה.